Wat zijn de regels voor een toolbox? En hoe zien deze eruit?

Een goede vraag voor organisaties en medewerkers die nog niet met het fenomeen toolbox bekend zijn. Even kort samenvatten: een toolbox is een veiligheids meeting die voor VCA* organisaties minimaal vier keer per jaar en voor VCA** organisaties minimaal tien keer per jaar plaats dient te vinden. Tijdens deze meetings worden uiteenlopende VCA onderwerpen behandeld. Maar wat zijn de regels nu precies?

 

Er zijn geen vaste regels voor het houden van een toolbox. Dat wil zeggen: er is niets vastgelegd over hoe zo’n meeting er precies uit moet zien. Als organisatie heb je dus een zekere vrijheid. Toch is het goed om na te denken over hoe een toolbox eruit ziet en hoe deze wordt opgezet. Je wilt immers een goed resultaat. Daarom is het goed om vast te houden aan enkele vuistregels en best practices.

Wat zijn de regels voor een toolbox? Structuur

Als je dan echt wil spreken over regels voor een toolbox, dan is de belangrijkste waarschijnlijk structuur. Een goede toolbox vereist een goede planning. Dit betekent dat de toolbox ruim van tevoren gepland en gecommuniceerd dient te worden. Er moet met zorg een hoofdonderwerp worden gekozen, men moet nadenken over wat er verteld moet worden en dit dient goed te worden voorbereid. Wil je het woord nemen bij een toolbox, dan zul je moeten voorbereiden en wellicht ook oefenen.

 

Denk ook na over een manier om aanwezigen na de toolbox betrokken te houden. Zorg bijvoorbeeld voor handouts of stel de presentatie digitaal beschikbaar. In veel organisaties wordt deze bijvoorbeeld ook opgenomen, zodat medewerkers die onverhoopt niet aanwezig konden zijn de toolbox toch terug kunnen kijken.

Kwaliteit is belangrijk

Een toolbox moet nut hebben. Dus kwaliteit is belangrijk. Dat kun je gerust zien als een regel. Hoe ga je die kwaliteit waarborgen? Wellicht is er binnen de organisatie meer dan voldoende kennis aanwezig om bepaalde onderwerpen te behandelen en hierbij de diepte in te gaan. Maar misschien is die kennis ook niet of onvoldoende aanwezig. Een toolbox hoeft geen volledige interne aangelegenheid te zijn.

 

Hoe ziet de toolbox eruit? Zijn het mensen van de eigen organisatie die spreken, of wordt er een externe specialist ingeschakeld? Dat tweede is een uitstekend idee. Je kunt als organisatie niet op alle gebieden een expert zijn. Zeker niet wanneer het gaat om VCA, wat zoveel verschillende aspecten kent. Een expert van buitenaf kan niet alleen waardevolle kennis en nieuwe inzichten opleveren; een nieuw gezicht maakt de toolbox ook een stuk interessanter. Vergeet niet: toolboxen worden vier of tien keer per jaar gehouden, minimaal. Een beetje afwisseling kan dan geen kwaad.

Checklist voor een goede toolbox

Volg bij het opstellen van een toolbox altijd de onderstaande beknopte checklist om er zeker van te zijn dat je een goede toolbox neerzet.

 

  • Plan alle toolboxen van te voren in; reserveer een datum. Zo weet je dat je aan de verplichtingen voldoet
  • Maak een onderwerp agenda en wijs per toolbox een hoofdonderwerp toe: wijzigen kan altijd nog in aanloop naar de toolbox
  • Communiceer de eerstvolgende toolbox ruim van te voren. Vertel ook het onderwerp
  • Zorg voor een vaste structuur
  • Regel op tijd sprekers en geef hen de gelegenheid om voor te bereiden
  • Zorg voor een strakke, gestructureerde presentatie
  • Laat weten dat de presentatie achteraf wordt gedeeld, zodat mensen geen aantekeningen hoeven te maken en kunnen focussen
  • Zorg dat er ruimte is voor vragen
  • Evalueer de toolbox en laat aanwezigen achteraf feedback geven
Cursus inplannen?

Relevante artikelen voor jou